Protección de su empresa 101: Demandas, ciberdelitos y más

La mayoría de los empresarios se preocupan por el flujo de caja y las ventas. Al fin y al cabo, independientemente de su sector, el objetivo principal es obtener beneficios. 

Sin embargo, proteger esos beneficios también es esencial. Las cuestiones legales, los ciberdelitos y otros problemas pueden causar estragos en una pequeña empresa. Es vital adoptar prácticas que protejan su negocio. 

No contar con las protecciones adecuadas puede provocar una amplia gama de problemas legales y de seguridad. Incluso las empresas que se libran de las demandas y las pérdidas económicas pueden acabar con una reputación dañada y problemas continuos con clientes, proveedores o empleados. 

Los peligros son reales para las pequeñas empresas. Por ejemplo, una encuesta realizada en 2019 por Keeper Security descubrió que dos tercios de los propietarios de pequeñas empresas no esperen ser víctimas de ciberataques. Sin embargo, el 67% ha sufrido un fallo de seguridad. 

Mientras tanto, una demanda civil puede resultar ruinosa. Según la Administración de Pequeñas Empresas (SBA), el el coste de dicha acción legal puede ser de entre $3,000 y $150,000. En 2018, las demandas de responsabilidad civil costaron a las empresas $343 mil millones. Las pequeñas empresas cargaron con una cantidad desproporcionada de estas sanciones. Más de la mitad de las sentencias, $182 mil millones, estaban en contra de las empresas más pequeñas. 

Las empresas necesitan protegerse contra los problemas legales y de ciberseguridad. No hacerlo puede resultar costoso y causar importantes contratiempos. 

Protección jurídica

Las protecciones legales son leyes y reglamentos que ayudan a proteger a una persona o entidad de las infracciones. Una empresa debe cumplir estas normas cuando trata con sus competidores, clientes y empleados. 

Una empresa puede protegerse en dos ámbitos legales diferentes. La primera consiste en conocer la normativa pertinente y tomar medidas, como la contratación de un seguro de responsabilidad civil, para disponer de una protección adicional en caso de que surjan problemas. 

Una segunda consideración legal es proteger la propiedad intelectual, como las marcas, los procesos y los secretos comerciales. Este paso implica presentar los documentos adecuados ante las autoridades para tener opciones legales si alguien le perjudica. No registrar marcas comerciales u obtener patentes para ideas o procesos es una error común que suelen cometer los nuevos empresarios. 

Prácticas de empleo

Tanto las leyes federales como las estatales regulan las relaciones entre empresarios y empleados. Además de las normas de seguridad en el lugar de trabajo, estas normas incluyen estatutos contra la discriminación, el trabajo justo y la igualdad salarial. 

Una pequeña empresa debe conocer estas leyes desde el principio del proceso de contratación y al redactar los contratos para los candidatos seleccionados. Las autoridades también esperan que verifiques la elegibilidad de los trabajadores en cuanto a edad, estatus migratorio y antecedentes penales.

No entender las normas y reglamentos relacionados con el empleo no salvará a una pequeña empresa de multas o demandas. 

Otras buenas prácticas laborales se centran en la transparencia y la comunicación con los empleados. Los contratos bien redactados pueden dejar claras las expectativas y directrices de los trabajadores. Además, unas políticas y procedimientos explícitos pueden garantizar que todos estén de acuerdo en lo que respecta al comportamiento en el lugar de trabajo, las normas de calidad y las expectativas en cuanto a horarios y días libres. 

Por último, en el lugar de trabajo altamente conectado de hoy en día, las pequeñas empresas deben asegurarse de que cuentan con políticas, procedimientos y contratos similares para los teletrabajadores y los contratistas autónomos. 

Seguro de responsabilidad civil

La cobertura del seguro general de empresa protege a los negocios contra imprevistos como accidentes, daños a la propiedad y robos. Una empresa también necesita un seguro de responsabilidad civil para protegerse de las sanciones derivadas de demandas o de otras reclamaciones de terceros. Estas pólizas suelen cubrir cualquier responsabilidad financiera y los costes legales asociados a la demanda. 

Existen tres tipos de seguros de responsabilidad civil. 

• Seguro de responsabilidad civil cubre cualquier reclamación por lesiones o daños a la propiedad causados por un negocio. Por ejemplo, si un cliente se cae en tu comercio, el seguro te cubrirá si te demandan los gastos médicos. 
• Seguro de responsabilidad civil por productos defectuosos cubre cualquier lesión o daño causado por la mercancía que usted fabrica o vende. 
• Seguro de responsabilidad civil profesional es principalmente para los proveedores de servicios. Cubre los daños o lesiones debidos a negligencia, mala praxis u otros errores. Este tipo de cobertura es importante si diriges un negocio como un salón de belleza, un centro sanitario o una empresa de reparaciones. 

Dependiendo de su sector, también puede necesitar una cobertura adicional. Si tiene empleados, suele necesitar un seguro de indemnización por accidente laboral. Si utiliza vehículos durante las operaciones comerciales habituales, también necesita una cobertura para vehículos comerciales.  

Por último, algunas empresas necesitan considerar pólizas de seguro especializadas. Por ejemplo, si utiliza o almacena grandes cantidades de datos, puede considerar una póliza de seguro contra la violación de datos.  

Registro de marcas

El registro de marcas es una forma de evitar que otros utilicen el nombre de su empresa, sus logotipos o símbolos de marca y otros identificadores. Una pequeña empresa debe considerar la posibilidad de registrar cualquier título, imagen o diseño que le ayude a diferenciarse de sus competidores. 

Puede iniciar el proceso de registro de la marca crear un nombre y un logotipo únicos. Durante este proceso, puede buscar en la base de datos de la Oficina de Patentes y Marcas de los Estados Unidos (USPTO) para asegurarse de que el título elegido aún no está en uso. A continuación, rellene los trámites para registrar su marca en la USPTO. Puede presentar estos documentos por su cuenta o Recurrir a la ayuda de un especialista en derecho para gestionar el proceso por usted.

También puede obtenga ayuda legal si hay problemas con su marcacomo un fallo de la aplicación. 

Finalmente, su marca se convertirá en una parte importante de su marca y un identificador para clientes, proveedores e incluso empleados. Por ello, debe estar absolutamente seguro de mantenerlo activo. 

Para mantener su marca, debe presentar documentos de mantenimiento después de cinco años para demostrar que sigue utilizando la marca. Entre nueve y diez años después del registro, hay que presentar tanto los documentos de renovación como los de mantenimiento. A partir de entonces, repetirá estos envíos cada década. Dependiendo del tipo de entidad empresarial que tenga, es posible que tenga que registrar el nombre de su empresa en la Secretaría de Estado o en el Departamento de Comercio de su estado. 

Fideicomisos o constitución de sociedades

También puede proteger su negocio creando un tipo específico de entidad, como un fideicomiso o una sociedad. Un fideicomiso es un tipo de acuerdo fiduciario. Un tercero, conocido como fiduciario, gestiona el dinero y los activos en nombre de una persona o entidad, conocida como beneficiario. 

Un fideicomiso puede gestionar los activos de un individuo, pero también puede funcionar para una empresa. Con un fideicomiso, se pueden proteger los activos de los acreedores o de las demandas judiciales y transferir con seguridad los beneficios a los beneficiarios. Además, dependiendo de cómo se organice el fideicomiso, puede proporcionar beneficios fiscales. 

Una sociedad anónima también ayuda a los propietarios de negocios a separarse de su empresa. Esto es importante para la responsabilidad. Si hay un problema con su empresa, alguien tendría que demandar a la corporación en lugar de demandarle a usted directamente. Su patrimonio personal y sus bienes estarían a salvo de esas acciones legales. 

Mantenimiento de registros

El mantenimiento de registros es esencial para una empresa en más de un nivel. Una empresa necesita recopilar y mantener registros financieros para cumplir con los requisitos de presentación de informes en algunas industrias. Además, los registros forman parte del proceso de diligencia debida si alguna vez decide vender su empresa. 

Además, mantener una base de datos con información sobre diferentes aspectos de su negocio puede ayudar a la planificación, la gestión de riesgos y las auditorías internas. Puede utilizar la información recopilada para medir su rendimiento en comparación con el de sus competidores, sopesar los riesgos asociados a la expansión de su negocio o planificar los impuestos. 

Cuanta más información se tenga y mejor organizada esté, más fácil será tomar decisiones informadas y utilizar los datos para mejorar la resolución de problemas. 

Si alguna vez se ve envuelto en un pleito, cuantos más datos pueda proporcionar a su equipo jurídico, más eficaz será la construcción del caso. 

Ciberseguridad 

La ciberseguridad se centra en defender los sistemas informáticos de las intrusiones. Una brecha en los servidores, los dispositivos móviles, los sistemas electrónicos, las redes o las bases de datos de su empresa podría causar daños importantes.

Un hacker podría acceder a secretos comerciales u otra propiedad intelectual. También podrían ver información financiera o información personal identificable (PII) de usted, sus empleados o clientes. Además del gasto y el tiempo que necesita para responder a una brecha de ciberseguridad, también podría ser responsable si se roba información personal de empleados o clientes. 

Puede protegerse contra las amenazas de ciberseguridad utilizando cortafuegos, aplicaciones antimalware y filtros de correo electrónico. Cifrar los datos sensibles y actualizar el software y el hardware con regularidad también puede ayudar a proteger sus sistemas y redes. También querrá formar a los empleados en las medidas de ciberseguridad adecuadas, como no abrir correos electrónicos sospechosos y mantener separados los dispositivos personales y de trabajo. 

Gastos y deuda

El endeudamiento puede perjudicar a su empresa a nivel práctico. Puede reducir la cantidad de efectivo disponible para las actividades diarias y dificultar la respuesta a los gastos inesperados. 

Incluso si su situación financiera no llega al nivel de la quiebra, un mal historial crediticio puede imposibilitar la obtención de préstamos cuando quiera expandirse o si necesita ayuda financiera temporal para superar gastos inesperados. 

Puede reducir los riesgos relacionados con la deuda gestionando los pagos de las deudas existentes y no adquiriendo préstamos adicionales hasta que los que ya tiene estén bajo control. Si los pagos actuales son inmanejables, puede consolidar las deudas, refinanciarlas o dirigirse a los acreedores para cambiar las condiciones de los préstamos existentes.